پشتیبانی و نگهداری تلفن اینترنتی ویپ چگونه است ؟

در این مقاله قصد داریم تا به بحث نگهداری و پشتیبانی تلفن اینترنتی ویپ بپردازیم.

VoIP یا Voice Over IP یک شبکه تلفنی اینترنتی است که انتفال صدا و داده را در یک شرکت ساده‌تر می‌کند.

پس از اینکه چنین شبکه‌ای در یک شرکت راه‌اندازی شد، نوبت به پشتیبانی می‌رسد. یعنی باید سلامت سیستم مدام تحت نظر باشد و در زمان‌های بروز مشکل، تصمیمی متناسب با شرایط گرفته شود. پشتیبانی پروژه VoIP و عیب یابی مرکز تلفن VoIP در زمان‌های لازم، معمولا از طریق یک قرارداد به تیم‌های شبکه و IT سپرده می‌شود. در این مطلب قصد داریم اهمیت، ضرورت، فواید و نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP را به شما نشان دهیم.

VoIP چیست و چه کاربردی دارد؟

VoIP مخفف Voice over Internet Protocol و به‌معنای انتقال صدا از طریق اینترنت به‌جای خطوط تلفن است.

VoIP در ابتدا برای سرعت بخشیدن به انتقال اطلاعات درون شرکت و بالا بردن کیفیت ارتباطات درونی مورد استفاده قرار گرفت. اما در حال حاضر می‌توان با برنامه‌نویسی تماس‌های بیرونی شرکت (مثل تماس با مشتری) از این سیستم برای اهدافی مثل بهبود رابطه با مشتری (CRM) و بازاریابی استفاده کرد.

کاربردهای VoIP به حدی گسترده شده‌اند که در حال حاضر هر شرکتی برای عقب نماندن از قافله، به راه‌اندازی آن نیاز دارد. این راه‌اندازی معمولا توسط شرکت‌های توسعه ارتباط VoIP صورت می‌گیرد. مهم‌ترین نکته پس از راه‌اندازی صحیح و اصولی VoIP، نگهداری و پشتیبانی از آن است.

پشتیبانی و نگهداری تلفن اینترنتی ویپ و چرا به آن نیاز داریم؟

بعد از طراحی و راه اندازی سیستم تلفن ویپ یکی از مهم‌ترین مسائل پشتیبانی VoIP و نگهداری ویپ است. با توجه به گستردگی سازمان‌ها و شرکت‌ها، تعداد داخلی‌ها و خطوط شهری‌ها نیاز سازمان‌ها به فرایند پشتیبانی متفاوت است و به‌تبع آن زمان موردنیاز برای حضور کارشناس و یا بازدیدهای دوره‌ای متفاوت می‌شود.

پشتیبانی دوره‌ای با محوریت بررسی گزارش‌های سیستم و گرفتن بکاپ قطعاً برای همهٔ مجموعه‌هایی که سیستم VoIP را برای تماس‌های تلفنی انتخاب کرده‌اند امری واجب و ضروری است و بهتر است که یک قرارداد پشتیبانی تلفن VoIP میان کارفرما و مجری پروژه منعقد گردد تا شرح وظایف و تعهدات دو طرف مشخص شود. درنتیجه کارفرما امنیت خاطر لازم از جهت عیب‌یابی و جلوگیری از مشکلات احتمالی را داشته باشد.

مراحل پشتیبانی از سیستم ویپ دارای دو قسمت می‌باشد. بخشی از فرایند پشتیبانی معطوف به درخواست‌های متداول کارفرما است و بخش دیگر مواردی می‌باشد که در بازدید دوره‌ای باید توسط کارشناس سیستم VoIP به‌صورت منظم انجام گیرد.

سیستم تلفن VoIP مثل تمام سیستم‌های دیگر، پس از پیاده‌سازی به پشتیبانی نیاز دارد. چرا که احتمال وقوع خطاها و باگ‌های غیرقابل پیش‌‌بینی برای سیستم‌های اینترنتی همیشه وجود دارد.

معمولا در زمان بستن قرارداد راه‌اندازی سیستم تلفن VoIP، پشتیبانی و نگهداری از آن هم به خود راه‌اندازان سپرده می‌شود.

تیم IT یا شبکه مربوطه موظف است نیروهای لازم را برای نظارت بر سیستم در محل مستقر کرده و در زمان بروز خطا، واکنشی سریع و مناسب نشان دهد.

آن‌ها همچنین باید مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کرده و احتیاط لازم (مثل تهیه نسخه پشتیبان) را لحاظ کنند.

سیستم VoIP برای ساده‌تر کردن ارتباط درونی و انتقال اطلاعات طراحی شده است و کارها را ساده‌تر می‌کند. اما همین سیستم در صورت بروز مشکل و عدم برخورداری شرکت از پیش‌بینی‌های لازم، بلای جان اعضا خواهد شد. چرا که تمام ارتباطات را مختل کرده و انتقال فایل را غیرممکن می‌کند.

در چنین مواقعی باید یک نفر متخصص و مسلط به نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP در شرکت حضور داشته باشد و در سریع‌ترین زمان ممکن به اشکال پیش‌آمده واکنش نشان دهد. گاهی به دلیل نبود منابع کافی برای استخدام یک کارشناس ویژه، با یک کارشناس خارجی قرارداد بسته می‌شود تا با یک تماس در شرکت حاضر شود.

چه شرایطی در زمان عقد قرارداد نگهداری و پشتیبانی VOIP به امضا می‌رسد؟

در این بخش می‌خواهیم تعهدات شرکت پشتیبانی VoIP و جزئیات قرارداد را با هم بررسی کنیم.

مدت قرارداد

قراردادهای پشتیبانی VoIP معمولا به‌صورت بلندمدت تنظیم می‌شود. چرا که شرکت نمی‌خواهد دائما با چالش ارتباطی روبرو باشد. بیشتر قراردادهای این چنینی بین ۶ ماه تا یک سال تنظیم شده و به امضای طرفین می‌رسند. شرکت پشتیبان VoIP در طول این مدت، مسئولیت کامل تمام بخش‌های VoIP (سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری) را به‌عهده می‌گیرد.

نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP

شیوه خدمت‌رسانی کارشناسان پشتیبانی کاملا به بندهای قرارداد بستگی دارد. شما می‌توانید کارشناس را به‌صورت حضوری دائمی، سرکشی دوره‌ای و On Call در اختیار داشته باشید و هر کدام از این روش‌ها، هزینه خاص خود را خواهند داشت. در حالت حضوری دائمی، کارشناس سیستم تلفن VoIP در محل مستقر شده و میز یا حتی اتاق مخصوص به خود را دارد.

شما می‌توانید همچنین کارشناس را برای سرکشی‌های ماهانه، فصلی یا… داشته باشید یا او را موظف به حضور On Call (همزمان با تماس) در شرکت کنید. همانطور که گفتیم، نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP ثابت نیست و بنا به بندهای قرارداد تغییر می‌کند. شما همچنین می‌توانید یکی از کارشناسان خود را با آموزش VoIP، آماده پشتیبانی و عیب یابی مرکز تلفن VoIP کنید.

تعهدات کارفرما و شرکت پشتیبانی VoI

هر دو طرف در قالب قرارداد یکدیگر را موظف به رعایت تعهداتی در قبال یکدیگر می‌کنند. برای مثال، کارفرما متعهد می‌شود که دسترسی سرور را به اشخاص حقیقی یا حقوقی دیگر ندهد یا شرایط حضور کارشناس را در دفتر فراهم کند. شرکت پشتیبانی هم متعهد می‌شود در زمان بروز مشکل در دسترس باشد و هزینه اضافه برای انجام وظایف مورد توافق طلب نکند.

دقت در جزئیات قرارداد
کارفرما باید مثل زمان عقد قرارداد بیمه، دقت ویژه‌ای برای تنظیم این قرارداد قائل شود. چرا که با ذکر نکردن یکی از سخت‌افزارها یا نرم‌افزارهای مورد استفاده در شبکه VoIP، شرکت سرویس‌دهنده قانونا وظیفه‌ای در قبال خرابی‌های آن نخواهد داشت. سعی کنید برای تنظیم قرارداد نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP، از یک کارشناس آی‌تی یا شبکه مسلط به VoIP کمک بگیرید. شرکت‌های پشتیبانی یا کارشناسان نیز باید با مطالعه دقیق بندهای قرارداد، از تحمیل وظایف نامربوط و اضافه به خود جلوگیری کنند.

دقت در جزئیات قرارداد

کارفرما باید مثل زمان عقد قرارداد بیمه، دقت ویژه‌ای برای تنظیم این قرارداد قائل شود. چرا که با ذکر نکردن یکی از سخت‌افزارها یا نرم‌افزارهای مورد استفاده در شبکه VoIP، شرکت سرویس‌دهنده قانونا وظیفه‌ای در قبال خرابی‌های آن نخواهد داشت. سعی کنید برای تنظیم قرارداد نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP، از یک کارشناس آی‌تی یا شبکه مسلط به VoIP کمک بگیرید. شرکت‌های پشتیبانی یا کارشناسان نیز باید با مطالعه دقیق بندهای قرارداد، از تحمیل وظایف نامربوط و اضافه به خود جلوگیری کنند.

چه خدماتی معمولا توسط شرکت‌های پشتیبانی VoIP ارائه می‌شود؟

همانطور که گفتیم، همه‌چیز به بندهای قرارداد بستگی دارد. اما عموما موارد زیر توسط شرکت‌های پشتیبانی VoIP ارائه می‌شوند:

بازدید دوره‌ای از سیستم کلی و تجهیزات مرتبط

تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به‌صورت دوره‌ای برای مواقع ضروری

عیب یابی مرکز تلفن VoIP در صورت بروز مشکل

افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید (مثل اضافه کردن یک کارمند جدید) در صورت نیاز

ارائه مشاوره برای استراتژی‌های استفاده از VoIP در بازاریابی

نحوه پشتیبانی و نگهداری تلفن اینترنتی ویپ در مجموعه تل با ما

قطعا پشتیبانی در هر زمینه جزء مواردی می باشد که وصله جدا نشدنی است و اینکه بخواهید قید آن را بزنید مطمئنا به مشکل بر خواهید خورد.

سیستم ویپ بسیار سیستم مهم و متفاوتی است که حتما نیاز به پشتیبانی دارد و باید در بهترین حالت نگهداری شود تا ایجاد مشکل نکند و باعث قطعی و احتلال در سیستم نشود.

قطعا شما برای این امر نیاز به کارشناس و یا اینکه آموزش کامل در این زمینه دیده باشید تا بتوانید مسائلی را خودتان به راحتی برطرف کنید مانند افزودن یا ویرایش داخلی ، تنظیم سناریو و …..

به طور کلی شما نیاز دارید تا مداوم از سیستم تلفنی خود بکاپ بگیرید تا دستور بروز مشکل به آخرین بکاپ تنظیمات را بازگردانید.

بهتر است که یک قرارداد پشتیبانی تلفن VoIP میان کارفرما و مجری پروژه منعقد گردد تا شرح وظایف و تعهدات دو طرف مشخص شود. درنتیجه کارفرما امنیت خاطر لازم از جهت عیب‌یابی و جلوگیری از مشکلات احتمالی را داشته باشد.

خط تلفن ویپ در واقع شامل دو بخش پشتیبانی می شود که بخشی درخواست های کارفرما برای تغییر سناریو ، داخلی ، صف و … می باشد و بخش دیگری نیز مربوط به تیم فنی و کارشناسان می باشد تا سیستم در بهترین وضعیت و بدون قطعی باشد.

• پشتیبانی از درخواست های کارفرما :

تغییر در سناریو تماس های ورودی

ایجاد تغییر در صف تماس

ایجاد تغییر در منشی گویا

تغییر ساعات اداری

فعال و غیرفعال کردن داخلی ها

تغییر پسورد داخلی ها

تنظیمات ضبط مکالمات

و….

موارد بالا می توانند چند نمونه از خواسته های یک کارفرما باشد که شما در زمانی پشتیبانی برای ایشان انجام دهید.

• پشتیبانی ویپ توسط تیم فنی :

به صورت دوره ای باید، مواردی را تیم فنی و همینطور کارشناسان بررسی کنند تا از هر گونه مشکل جلوگیری کنند.

بررسی وضعیت فایروال سرور و رول‌های موجود

چک کردن ریجستر بودن خطوط و داخلی ها

بررسی لاگ های سرور و جلوگیری از بروز خطا

سخت افزار سرور را بررسی کردن

گرفتن بکاپ و اطمینان از صحت و سلامت آن

گزارش تماس ها را مداوم بررسی کردن

و…
اگر شما این موارد را انجام ندهید و به آن اهمیتی ندهید در آینده حتما به مشکل بر خواهید خورد و خسارت های جبرانی ناپذیری گریبان گیر شما می شود.

در نتیجه به نگهداری و پشتیبانی تلفن اینترنتی voip توجه زیادی داشته باشید.

کلام آخر در مورد نگهداری و پشتیبانی VOIP

سیستم‌های تلفن اینترنتی VoIP کاربردهای بسیاری برای کسب‌وکارهای امروزی دارند. این سیستم‌ها می‌توانند ارتباطات داخلی شرکت را سریع‌تر کرده و ارتباطات خارجی (مثل ارتباط با مشتری) را هم بهبود ببخشند. البته رسیدن به این مزایا در گرو پیاده‌سازی صحیح و نظارت بر عملکرد VoIP خواهد بود. این کار ممکن است توسط تیم IT داخلی شرکت انجام شود اما بیشتر شرکت منابع انسانی لازم برای این کار را ندارند.

برای همین است که با تیم‌های راه‌اندازی و پشتیبانی سیستم تلفنی VoIP قرارداد بسته می‌شود. نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP توسط هر کدام از شرکت‌ها متفاوت خواهد بود، اما تمام شرکت‌ها به شما خدماتی از قبیل سرکشی دوره‌ای به تجهیزات و سیستم‌ها، مشاوره و آموزش VoIP و عیب‌یابی سیستم را می‌دهند.