معرفی صف های انتظار در ویپ

در این مقاله به بررسی صف های انتظار و همچنین تاثیر آن برروی سیستم تلفنی ویپ میپردازیم در ادامه با ما همراه باشید .

معرفی صف های انتظار در ویپ

صف تماس یا ACDمخفف عبارت Automatic Call Distribution و به معنی تقسیم تماس اتوماتیک میباشد. سیستم تلفنی ایزابل دارای امکانات بسیار زیادی میباشد یکی از این امکانات وجود صف تماس میباشد که بسیار کارآمد میباشد و میتوان گفت بی شک تمامی سازمان هایی که از تلفن ویپ استفاده دارند از صف انتظارتماس هم برای بالا بردن کیفیت تماس ها و از دست نرفتن تماس ها استفاده میکنند.

استفاده از صف انتظار تماس ( Queue )

شما در مجموعه یا شرکت خود اگر تعداد تماس های بسیار بالایی دارید و یا تعداد اپراتورها پاسخگو شما کمتر از میزان تماس های شما میباشد برای از دست ندادن تماس های ورودی و برای نوبت دهی به مشتریان نیازمند وجود صف تماس هستید که در این صورت اگر تماسی برقرار شد و اپراتوری پاسخگو تماس نبود و اپراتورهای شما مشغول صحبت کردن بودند تماس های ورودی شما در صف نگهداری میشوند و بلافاصله بعد از اتمام مکالمه یکی از کارشناسان شما تماس منتقل میشود .

اعلام نفرات حاضر در صف :

ویپ با ویژگی پخش موسیقی در این سرویس باعث می شود . مشتری زمانیکه در انتظار وصل شدن تماسش به اپراتور است به صدای موزیک گوش دهد . و در این حین ویسی برای مشتری شما پخش خواهد شد مثل : شما نفر دوم در صف تماس هستید لطفا منتظر بمانید
این قابلیت بسیار مهم است و اهمیت آن در از دست ندادن هیچ نوع تماسی است

امکانات و کاربرد های صف انتظار تماس :

1. از دست نرفتن تماس ها

دیگر نگران از دست رفتن تماس ها به علت مشغول بودن خط نیستید و همجنین ترتیب تماس ها برای متصل شدن برقرار میباشد.

2. پخش تمامی تماس ها در بین تمام اپراتورها به طور یکسان

تماس ها به طور یکسان بین تمامی داخلی ها پخش میشود و تمامی اپراتورها پاسخگو هستند.

3. امکان اعلام زمان در صف

در سیستم ویپ این امکان وجود دارد که زمان تغریبی مانده برای وصل شدن به اپراتور مورد نظر اعلام شود همچنین امکان پپخش موسیقی تا زمانن اتصال به کارشناس مربوطه نیز وجود دارد.

صف تماس برای چه کسب و کارهایی مهم است :

همانطور که در بالا اشاره شد از این قابلیت بیشتر برای مجموعه هایی که دارای تماس های زیادی هستند بسیار پراهمیت میباشد. و برای شرکت ، یا سازمان و یا همچنین کسب و کارهای دیگر مفید است ‌. با این قابلیت دیگر مشتری شما معطل نخواهد شد و همچنین احساس رضایت بیشتری خواهد داشت.

در چه زمانی میتوان از صف انتظار استفاده کرد ؟

صف انتظار در زمانی استفاده میشود که تعداد تماس های ورودی مرکز تماس شما بیشتر از تعداد اپراتور های پاسخگو باشد و در این صورت میتوان تماس گیرنده را در یک صف قرار داد و در این بازه زمانی موزیکی پخش گردد و زمان باقی مانده برای متصل شدن به اپراتور را اعلام کرد

اجزای صف انتظار :

1 . Caller :

کالر برای نشان دادن تماس های ورودی یک صف های انتظار میباشد .

2 . Agents :

یعنی اپراتور ها یا افرادی که برای پاسخ دادن به تماس گیرندگان در صف تماس قرار میدهیم.

3 . Static :

یعنی افرادی که در صف های تماس وجود دارند و نمی توانند خارج شوند.

4 . Dynamic :

یعنی افرادی که به دلیل تعداد تماس های زیاد می تواند صف را ترک کنند و خارج شود .

5 . Ring estrategy :

یعنی یک روش برای تقسیم تماس های ورودی بین اپراتورها .

6 . Moh :

موزیک و موسیقی که در زمان انتظار در صف برای مشتریانی که تماس گرفته اند پخش می شود.

7 . Announrcments :

به معنی همان موزیکی که در زمان ورود به انتظار پخش می کنند .

8 . Caller position announcement :

یعنی اعلام مدت زمانیکه تماس گیرنده در صف میماند و اعلام نوبت تماس گیرنده برای متصل شدن به اپراتور مورد نظر.

9 . Frequency :

یعنی زمان فاصله ای در بین هر اعلام بر ثانیه .

10 .Announce position :

به معنی اعلام کردن نوبت هر تماس گیرنده به عنوان مثال شما نفر دوم در صف تماس هستید لطفا منتظر بمانید .

11 . Announce Hold time :

یعنی اعلام زمان نوبت بر دقیقه .

استفاده از کال سنتر یا صف تماس ؟

استفاده از صف تماس در ویپ حتی بهتر از داشتن کارشناسان بیشتر برای پاسخگویی میباشد. به دلیل اینکه دیگر اتلاف وقتی صورت نمیگیرد و هزینه های استخدام کردن کارشناسان برای پاسخگویی تماس ها کمتر خواهد شد با امکان صف تماس دیگر هیچ بوق اشغالی خورده نمیشود و همیشه پاسخگوی مشتریان خواهید بود .