راه های بالا بردن عملکرد و بهره وری تیم دورکاری شما
راه های بالا بردن عملکرد و بهره وری تیم دورکاری شم
بالا بردن بهره وری تیم پشتیبانی و حفظ و نگهداری آن یکی از مهم ترین مسائل در موفقیت بیزینس و کسب و کار شماست. دورکاری یکی از روش هایی که در دهه گذشته بشدت مورد استقبال قرار گرفته است. بخصوص در شرایط فعلی جهان که بیماری همه گیر در رشد شرایط دور کاری تاثیری بسزایی داشته است و بسیاری از مراکز نیرو های خود را به دور کاری تشویق نموده اند. عده ای دور کاری را دوست دارند و عده ای نه با این حال باید با این شرایط خود را وفق دهند.
افزایش دورکاری باعث به وجود آمدن ابزارهای بیشتری برای مدیریت تیم دورکار شده است. برای به حداکثر رساندن کارایی کارکنان دورکار و پشتیبانی از آنها، به برنامههایی نیاز است که مشکلات نظارت را کمتر کنند. ابزارهایی مانند مدیریت وظایف، ابزار برای محاسبه زمان صرف شده، ابزاری برای در اختیار قرار دادن اطلاعات و فایلها، ابزاری برای برگزاری جلسات و ارتباط چهره به چهره و غیره از ابزارهای ضروری دورکاری هستند.
در دورکاری ممکن است نگه داشتن تمرکز روی کار اصلی اندکی سخت باشد. البته چیز غیر عادی نمی باشد چرا که خونه محلی برای استراحت و راحتی است نه کار سخت و طاقت فرسا. ما در این مقاله راه های بالا بردن عملکرد را برای شما شرح دادیم.
شاید عجیب بنظر برسد اما دور کاری یک گزینه بسیار خوب برای سازمان ها و شرکت هاست. طبق مطالعاتی که صورت گرفته همکاران شما در دور کاری معمولا اندازه یک کار تمام وقت و یا حتی بیشتر ساعت کار اداری به فعالیت میپردازند.
زیرساختهای موجود را چک کنید :
قبل از اقدام به دورکاری ابتدا زیرساختهای امنیتی و اینترنت و لوازم مورد نیاز کارکنان را چک کنید. در صورت نیاز برای کارکنان بستر اینترنت فراهم سازید، لپتاپ، وبکم و کلیه وسایل مورد نیازشان را تهیه کنید.
اگرچه دورکاری فواید زیادی برای سازمان و مجموعه شما می آورد اما با این حال ممکن است برای بعضی افراد این روش به مشکلی سپری شود. شما وقتی از مشکل آنها با خبر می شوید راه حل هایی برای برطرف کردن این مشکل ارائه می دهید ما اینجا چند نمونه از آن مشکلات را مثال می زنیم.
در وهله اول شما باید از شرایط محیط دورکاری کارمندان خود با خبر باشید
از کارمندان خود بپرسید آیا به اینترنت متصل هستند، محیطی آرام برای کار کردن دارند و یا مثلا سیستم کامپیوتری برای دورکاری در منزل دارند یا خیر. مسلما پول شما به قدری کفاف نمی دهد که آپارتمان و منزل آن را بزرگ کنید اما میتوانید برای کمک هزینه ای برای خرید بسته اینترنتی با سرعت مناسب و حجم کافی و یا تهیه سیستم موردنیاز برای دور کاری اقدام نمایید.
برای بسیاری از کارمندان دورکاری و دوری از محیط کار موجب بی انگیزگی در آنها می شود
اینکه شما بلند شوید، لباس بپوشید و آماده رفتن به محیط کار شوید کاملا متفاوت است با اینکه در منزل با لباس راحتی روی کاناپه نشسته و به کار خود بپردازید. بنابراین عدم وجود جو کاری موجب کاهش انگیزه افراد در کار کردن می شود.
یکی دیگر از مشکلات ساعت کاری بالای کارکنان و عدم کنترل آن است
در محیط کار ساعتی برای شروع فعالیت و ساعتی برای پایان فعالیت تعیین شده است و پس از اتمام ساعت کاری شما می توانید به کار خود پایان دهید. اما این شرایط در دورکاری بخصوص در منزل برقرار نمی باشد و شاید از لحاظ ذهنی هیچ پایانی برای فعالیت کاری شما تعیین نشده باشد و این موجب کار بیشتری و خستگی جسمی و روحی شود.
همانطور که در موارد بالا ذکر شد ممکن است کارمندان دور کار شما با چنین مشکلاتی روبه رو شوند بنابراین باید آنها را آگاه کنید. همچنینی ما راه کار هایی برای مقابله با آنها ارائه می دهیم که در نتیجه موجب افزایش کارایی و انگیزه کارمندان و بهبود پشتیبانی از مشتری شود.
طبق اصول اولیه کارمندان شما احتیاج به یکسری از ابزارهای ضروری برای کارهایشان دارند. شما به عنوان کارفرما نیاز است تا برای کارمندان خود علاوه بر ابزارهای ضروری مثل لپ تاپ، تلفن و دسترسی به اینترنت، نیاز است تا ابزارهایی با قابلیت جابه جایی در ایجاد دورکاری با مدیریت زمان که مورد نیازشان است را در اختیارشان قرار دهید.
وقتی نوبت به انتخاب ابزارهای مدیریت تیم از راه دور خود میرسد، باید در بررسیها دقت لازم انجام شود. به عنوان مدیر همیشه به خاطر داشته باشید هیچ شخصی از اینکه جاسوسوار کارش را بررسی کنند خوشحال نمیشود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که یک ابزار انتخاب شود که به کارکنان حس اعتماد به نفس بدهد. اگر افراد با استفاده از ابزارهای انتخابی شما احساس راحتی نکنند، مدیریت تیم دور کار به سادگی انجام نخواهد شد.
همچنین باید از ابزارهای مدیریت خود اطمینان کافی داشته باشید و مطمئن باشید که این ابزارها به تسهیل کار کارمندان شما کمک میکنند نه اینکه کار اضافی برای تیم ایجاد کنند. ابزارهایی را انتخاب کنید که تا حد امکان سبک باشند. استفاده آسان از ویژگیهای یک نرم افزار خوب است.
نکته مهم همواره این است که کارکنان دورکار باید با ابزارهای انتخابی و پیشنهادی شما احساس راحتی کنند. از اعمال زور و اجبار برای استفاده از ابزارهای مدیریت عملکرد خودداری کنید. ابزارهایی را به گروه پیشنهاد دهید که به کل تیم کمک کنند تا هماهنگ باشند. همه بدانند که چه وظایفی توسط چه کسی انجام میشود، چه موقع به پایان میرسد و چه کسی در آینده بر روی آن موضوع کار خواهد کرد. اگر از ابزارهایی استفاده کنید که از حریم شخصی کارکنان محافظت شود و به نفع آنها در انجام دادن کارها باشد آنها هیچ وقت در مقابل آنها اعتراضی نخواهد کرد.
با انتخاب بهترین ابزارهای مدیریت تیم دورکار میتوانید به راحتی و با اطمینان کارها را بررسی کنید. اما برای اجرای این برنامهها باید نکاتی را مدنظر قرار دهید. در ادامه این نکات را با هم مرور میکنیم.
به ترویج و تقویت رفتارهای صحیح درست مثل قبل از دورکاری ادامه دهید و کارمندان را ترغیب کنید که از رفتار غیر اخلاقی خودداری کنند. به خاطر داشته باشید که در رفتارهای ناشایست کارمندان در زمانهایی که احساس بی اعتمادی میکنند و شرایط برایشان رایضی کننده نیست تا 33 درصد افزایش مییابد. برای رفتارهای بد اقدامات تنبیهی در نظر بگیرید. این امر باعث بهتر شدن روند دورکاری خواهد شد و تاثیر به سزایی در احساس امنیت روانی دارد.
برای ایجاد امکان دورکاری کارمندان تان حیاتی ترین قدمی که باید بردارید فراهم کردن ارتباطاتی یکپارچه میان شما و کارمندانتان با یکدیگر است. برای این کار شما راه های متفاوتی مثل ایمیل دارید اما قطعا سریع ترین روش ارتباطی نیست! شما باید به دنبال سریع ترین راه ارتباطی باشید مانند انتخاب تلفن اینترنتی چرا که این فناوری به شما این امکان را می دهد تا در هر لحظه تماس ها خود را ضبط کنید و از عملکرد اپراتورهای خود گزارش بگیرید، همچنین امکاناتی نظیر منشی گویا،صف تماس، ماژول هایی مانند پنل اختصاصی و… بهره مند شوید.
شما با بهره گیری از برنامه های متفاوت می توانید به کارمندانتان این امکان را بدهید که به شکلی سازماندهی شده عملکرد و وظایف آن ها را ارزیابی و پیگیری نمایید. برای مثال با استفاده مرکز تلفن ابری میتوانید کارمندانتان را ارزیابی و بررسی کنید و از امکاناتی نظیر شنود آنلاین بهره مند شوید.
بهترین راه ممکن برای کسب بالاترین بهره وری از فعالیت کارمندانتان در زمان دورکاری استفاده و بهره گیری از برنامه هایی در جهت ایجاد نظم و ساماندهی فعالیت کارمندها است. ابزارها اغلب امکان ذخیره اطلاعات را فراهم می کنند تا ایده ها و پرونده های شما نیز در یک مکان قرار بگیرند.
راه حل طلایی برای کسب و کار شما در دورکاری کارمندان تان استفاده از مرکز تماسی امن است. این مورد نه تنها در دوران دورکاری کارمندانتان کاربردی است بلکه در محل کار نیز گزینه مناسبی برای بهره گیری از آن است. اگر از خود می پرسید که کدام ابزار را باید انتخاب کنید، فقط یک پاسخ وجود دارد، نرم افزار مرکز تلفن تل با ما ، که طراحی و بومی سازی شده در ایران است.
تمامی قوانین مربوط به دورکاری را برای کارکنان شرح دهید. قوانینی مثل زمان شروع به کار، الزام به دسترسی در ساعات کاری، الزام به پاسخ فوری به تماسها، اعلام کردن و اجباری بودن ضرب العجلها، و یا شیوه اعلام خرابی و مشکلات لوازم مورد استفاده در دورکاری. حتی شرایط منتفی شدن دورکاری و بازگشت به محل کار را هم کامل شرح دهید. دقت داشته باشید که با تدوین این قوانین و خط مشیها شما از روز اول با کارکنان خود اتمام حجت کردهاید.
برای آنکه بتوانید انگیزه کارمندان خود را همیشه بالا نگه دارید، برنامه ریزی قدم اصلی است. اگر کارمندان شما برنامه ای برای پیگیری و انجام داشته باشند، غالبا سازمان یافته تر می توانند عمل کنند. بهتر است با یک برنامه روزمره شروع کنید. منظور ما زمان بندی کارهای فردی نمایندگان شما نیست، اما می توانید به آنها امتیاز مرجع بدهید.
به عنوان مثال، به روزرسانی های صبح را روزانه پیشنهاد دهید؛ آنچه نمایندگان شما برای روز برنامه ریزی کرده اند. آیا این فقط رسیدگی به تماس های مشتریان است یا آنها گزارش هایی برای آماده سازی دارند؟ اول، شما یک مرور کلی از آنچه آنها انجام می دهند خواهید داشت، و در گام دوم آنها مجبور به تعیین اهداف خاص برای روز خواهند شد.
به عنوان مثال همچنین یکبار در هفته ارزش برنامه ریزی جلسات منظم هیئت مدیره را دارد. برنامه ریزی به شما این امکان را می دهد که در جریان کار نمایندگان خود باشید و همچنین روال خاصی را برای هفته تحمیل کنید که هنگام کار از راه دور مفید خواهد بود. اگر دورکاری یک راه حل طولانی مدت است، پس ارزش برنامه ریزی جلسات خلاصه منظم را دارد، مثلاً به صورت فصلی، فقط برای نظم بخشیدن به امور می توانید از آن بهره بگیرید.
معمولا وقتی کارمندان به صورت دورکار مشغول به کار میشوند یکی از مشکلاتی که با آن مواجهه هستند این است که نمیتواند تعادل بین کار و زندگی را به راحتی برقرار کنند. با بررسی حجم کار هریک از کارکنان، میتوان فرسودگی شغلی را در این شرایط کنترل کرد و بار کاری کل تیم را متعادل کرد. این اقدام از تاثیرات بد درگیری زیاد با کار برای کارکنان جلوگیری میکند و این یکی از مهمترین نکات برای مدیریت تیم دورکار است.
راه های بالا بردن عملکرد
برای آنکه کار شما موثر واقع شود، باید آنچه را که لازم دارید روشن کنید. برای تیم خود چه کوتاه مدت و چه بلند مدت هدف تعیین کنید. علاوه بر این، مهم است که اهداف و همچنین انتظارات شما از کارمندان، فرهنگ کار و گردش کار آنها برایشان برجسته شود. ابتدا باید آنچه را که از آنها انتظار دارید قبل از مطالبه آن بگویید. هیچ کس نمی تواند ذهن شما را بخواند.
تعیین اهداف و اهداف به شما این امکان را می دهد تا روند تکامل خود را بهبود بخشید و پیشرفت خود را پیگیری کنید. یک نظرسنجی انجام شده است که نشان می دهد بیش از 80 درصد از 300 شرکت کوچک مورد سوال اهداف خود را دنبال نمی کنند و این رویکرد درستی نیست.
چگونه می توانید بدون پیگیری پیشرفت تان، مطمئن شوید کسب و کارتان خوب پیش می رود یا خیر؟ باید به اهداف و چشم اندازهای سازمانی تان توجه کنید. انجام نظارت بر عملکرد شرکت شما کمک می کند و علاوه بر آن امکان سازماندهی بهتر کار را نیز فراهم می سازد. شما خواهید فهمید که آیا یک راه حل داده شده عملکرد خوبی دارد یا چیزی باید بهبود یابد و همچنین می توانید بازخورد بهتری ارائه دهید.
گفتگوی دو طرفه بین مدیران و کارمندان ضامن ایجاد تعامل است. برقراری ارتباط دو طرفه بین مدیر و همکاران، اطلاعات و دیدگاه لازم را برای کارکنان فراهم میکند و آنها را قادر میسازد تا احساسات منفی را بیان کرده و این اطلاعات پردازش شود و کارکنان احساس کنند باید کنترل بیشتری بر اوضاع داشته باشند.
دورکاری در منزل با تلفن ابری
بیزینس و تجارت یک کار کاملاً بازخوردی است؛ آن را تحویل بگیرید و دریافت کنید. نمایندگان شما دیدگاه متفاوتی نسبت به بسیاری از امور دارند و آنها هستند که در خط مقدم تماس با مشتریان شما خواهند بود. آنها کسانی هستند که مشتری ها را بیشتر می پسندند و آنچه را که باید تغییر کند را، می پسندند.
در نتیجه اصلا منطقی نیست که کارمندانتان فقط به دلیل اینکه ایده شما بوده به راه حل خاصی ادامه دهند. اولاً، آنها ممکن است در کار خود تأثیر کمتری داشته باشند، ثانیا، اگر نیاز به ادامه توضیح دادن به مشتری داشته باشند، ممکن است دلسرد شوند.
علاوه بر این، باید توجه داشته باشید که حتی بهترین راه حل برای شخص دیگری نیز ممکن است برای شما مفید نباشد!
مشکلی ندارد، به شرطی که به صحبت های دیگران گوش دهید. هنگام دورکاری، تماس با تیم شما تا حدودی محدود است پس در نتیجه باید اطمینان حاصل کنید که هر یک از کارمندان شما می توانند با شما صحبت کنند و صدایشان شنیده می شود. این بهترین راه برای آرام نگه داشتن جو و بهره وری عوامل تان است.
مدیران پیش از دورکاری، مشارکت کارکنان را در فضای اداری به صورت سنتی مشخص میکردند، اما اکنون آنها ملزم به شناخت بیشتر هستند و این به این دلیل است هک امکان دیدن کارمندان و صحبت رو در رو وجود ندارد. کارمندان و مدیر از راه دور مجبور هستند با هم تعامل گروهی داشته باشند که احتمالا این جلسات نسبت به جلسات حضوری کمتر هستند در نتیجه امکان آشنایی و انتقال همه نکات فراهم نیست. بنابراین بهتر است مدیران برنامه منظمی برای مکالمات تصویری با کارمندانشان داشته باشند تا هم با موانع کاری آنهاب یشتر آشنا شوند و بتوانند آنها را رفع کنند و در عین حال هم شناخت بیشتری نسبت به آنها کسب کنند و از طرفی هم قدردان آنها باشند.
راه های بالا بردن عملکرد
حضور در دفتر، و ترتیب جلسات یک به یک با هر نماینده بسیار راحت تر است. با این حال، کار از راه دور مانع این راه حل نمی شود. چطور چنین جلسه ای می تواند به شما و تیم شما کمک کند؟ اول از همه، شما این فرصت را خواهید داشت که از بازخورد کارمندان خود بخواهید، زیرا آنها وقتی با شما تنها باشند بسیار آزادانه تر و صادقانه عمل می کنند. هنگام دورکاری نمی توانید کارمندان خود را مشاهده کنید، بنابراین لازم است در چنین جلسه ای نیز بررسی شود که همه چیز خوب است یا خیر.
اگر یک نماینده از جنبه های دیگری از آنها مشکلی داشته باشد، به احتمال زیاد به تنهایی در مورد آن به شما می گویند تا در گروه.
چنین مکالمه هایی به شما امکان می دهد نقاط ضعف را پیدا کنید و احتمالاً برنامه کاری را اصلاح کنید یا کارهای روزمره را تغییر دهید، که می تواند کارایی و رضایت شغلی کارمندان را افزایش دهد.
برای افراد برون گرا برنامههایی ترتیب دهید. از هر دو مکالمه صوتی و تصویری استفاده کنید تا به چالشها و نگرانیهای کارمندان سروسامان دهید. از هر فرصتی استفاده کنید تا کارمندان اطمینان پیدا کنند که شما از آنها پشتیبانی میکنید. برای پیشگیری از حس انزوای کارکنان راههای بسیاری وجود دارد مانند در نظر گرفتن زمان گپ با چایی آنلاین، گپهای خارج از کار و مواردی از این دست بسیار به پیشگیری از حس انزوای کارمندان کمک میکنند.
بعضی از افراد ممکن است هنگام حضور در خانه انگیزه بیشتری داشته باشند تا اینکه به دفتر مراجعه کنند و این در حالی است که دیگران ممکن است احساسات بسیار متفاوتی داشته باشند. برای بسیاری از مردم، یکنواختی اتاق کارشان در منزل بسیار انگیزه آور است.
بنابراین، ارزش دارد که در مورد رویکرد کارمندان خود به دفتر خانه تحقیق کنید. آیا می دانید تیم های بی انگیزه هر ساله می توانند هزینه ای بالغ بر 300 میلیارد دلار برای شرکت ها داشته باشند؟ اگر از قبل یک ایده کلی در مورد نحوه کارکنان خود دارید، باید انگیزه لازم را برای آن ها فراهم کنید.
جای تعجب نیست که مشوق های مالی بهترین نتیجه را دارند، بنابراین جوایز با عملکرد بالا یا جوایز ارزشمند دیگر را ارائه دهید. به عنوان مثال، برخی از آموزش های انتخاب شده توسط یک نماینده یا، در صورت تعادل کار و زندگی، می تواند هر گونه پشتیبانی برای توسعه یک سرگرمی و… باشد. اگر عوامل تان خود را به خوبی می شناسید، باید بدانید که انگیزه آنها بیشتر چیست. مهم این است که انگیزه نیز شناخت است. کار خوب را تحسین کنید، اما به خاطر داشته باشید که به ابتکارات خود کارگزاران نیز اهمیت دهید.
قبل از ارسال کارکنان به دورکاری هشدارهای لازم در خصوص حواس پرتی را به کارکنان خود بدهید. مثلا به ساعت کاری شرکت پایبند بودن، یک محیط کار تدارک دیدن، یک ساختار برای زمانهای استراحت برنامهریزی کردن، دور از دسترس نگه داشتن چیزهایی که ممکن است حواس را پرت کند و هر نکتهای که لازم است را قبل از اقدام به دورکاری برای کارمندان مشخص کنید.
کار در دفتر، نه تنها بین شما و کارمندان بلکه همچنین بین آنها، جریان اطلاعات را تسهیل می کند. گاهی اوقات اطلاعات فقط به خودی خود منتشر می شوند. اما در مورد کار از راه دور اینگونه کار نمی کند. حتی اگر بهترین ابزارهای ارتباطی را ارائه دهید، لازم است از آنها به درستی استفاده کنید تا نقش آنها را ایفا کنید.
شما باید کارمندان را از هرگونه تغییر در شرکت مطلع سازید. وقتی صحبت از مشتری می شود، همه باید در یک صفحه باشند. اگر نمایندگی یک روز تعطیل دارد، دیگران باید در مورد آن بدانند تا سعی نکنند با آنها تماس بگیرند و از مشتریان خود مراقبت کنند. در مورد تغییرات کارکنان نیز همین طور است. اگر کسی به تیم ملحق شد یا آن را ترک کرد، پس دیگران را از این امر آگاه کنید.
همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات نه تنها از طرف شما بلکه در کل تیم روان است. این روند کار را برای دورکاری بهبود می بخشد، اما برای این که اتفاق بیفتد باید فضای بین عوامل مشخص باشد. اگر مشکلی اشتباه است پس با گفتگو با طرف های درگیر در برابر آن واکنش نشان دهید.
برای بهرهوری بهتر در زمان دورکاری سعی کنید تا جای ممکن سازمان خود را به سمت چابکی ببرید. ساختارهای موقت ایجاد کنید زیرا ساختارهای چابک به مدیریت بحرانها و تصمیمگیری و طراحی راه حلها و اقدامات کمک میکند.
دفتر خانه ها مرزهای بین کار و زندگی خارج از آن را محو می کند. به همین ترتیب، ترک محل کار در شرایطی که کار نمی کند کار دشواری است. این امر می تواند باعث برهم خوردن تعادل کار و زندگی شود. بیش از 60٪ از کارکنان تمام وقت اعتراف می کنند که اعتقاد جدی ندارند که تعادل بین زندگی و کار دارند. بنابراین، باید به یاد داشته باشید که علاوه بر انگیزه، باید مراقبت از خود را به عوامل یادآوری کنید.
اگر کارمندان شما خسته و پرکار باشند، بر عملکرد آن ها تأثیر منفی می گذارد. کارمندان آرام که وقت خودشان را دارند، در کار بسیار بازده بیشتری دارند. علاوه بر این، کارکنان خوشحال بسیار کمتر وقت می گیرند و شرکت در نتیجه می تواند تا 2600 دلار برای هر کارمند پس انداز کند.
ساعت زدن کارکنان و حضور فیزیکی دلیل بر بهره وری بالای کارکنان نیست. بنابراین در دورکاری هم ساعت نزدن کارکنان نمیتواند نشاندهنده انجام کارها بدون بهره وری باشد. ساعت کاری انعطافپذیر باعث بهتر انجام شدن کار در زمان دورکاری میشود. در حالت ورود ناگهانی به دورکاری، احتمال کاهش بهرهوری وجود دارد، این کاهش اندک را نادیده بگیرید تا در روزهای بعد به بهره وری بیشتر برسید.
تیم تل با ما از بهره وری دورکاری شما مراقبت می کند
کار از راه دور ممکن است باعث راحتی بسیاری از کارمندان باشد. با این حال، برای نمایندگان خدمات مشتری، حفظ سطح بالای خدمات در حالی که از دفتر خانه آنها کار می کنید، می تواند یک چالش جدید باشد.
بنابراین وظیفه شماست که از رفاه تیم و بهره وری آن اطمینان حاصل کنید. به یاد داشته باشید که جریان اطلاعات را ادامه دهید و کاملاً ساده با عوامل خود صحبت کنید به هر حال، ارتباط اساس عملکرد کسب و کار است. ما امیدواریم که روش هایی که ما پیشنهاد داده ایم در تیم شما برای راه های بالا بردن عملکرد به خوبی کار کند.
برای اطلاع از مرکز تلفن ابری به لینک زیر مراجعه کنید :
مرکز تلفن ابری و مزیت های آنکه با دانستن آنها به تلفن ابری نیازمند میشویم