سامانه ارسال پیام صوتی در سازمان ها چه کاربردی دارد؟

ارسال پیام صوتی به عنوان یک رسانه تاثیر گزار و کارآمد در حوزه های مختلف، می تواند کاربردهای بسیار زیادی در خصوص فرآیندهای اطلاع رسانی، خبر رسانی، رویدادی و … داشته باشد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی در سازمان ها و واحد روابط عمومی

کمی در خصوص روابط عمومی ها

بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی و حتی اشخاص، یک یا چند نفر را به عنوان مسئول روابط عمومی منصوب می‌کنند. اما هنوز هم بسیاری از مدیران و حتی فعالان این حوزه، تعریف روشن و کاملی از این مسئولیت ارائه نمی‌دهند. در ادامه به تعریف روابط عمومی و بیان وظایف آن خواهیم پرداخت. در بخش انتهایی هم به تفاوت‌های عمده‌ی روابط عمومی و تبلیغات اشاره خواهد شد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد. این کار از طریق ارتباطات، رسانه‌های سنتی، شبکه‌های اجتماعی و برخوردهای حضوری (سخن‌رانی‌ها، دیدارها و…) انجام می‌پذیرد. علاوه بر این، دفاع از شهرت و محبوبیت سازمان در جریان بحران‌های مختلف نیز بر عهده‌ی روابط عمومی‌ست.

روابط عمومی به یک فرد یا سازمان کمک می‌کند که رابطه‌ای سازنده و مثبت با عموم جامعه داشته باشد.

از آنجا که موارد گفته شده بخش مهمی از اقدامات هر سازمانی را تشکیل می دهد، واحد بسیار مهمی در همین خصوص ایجاد شده که ما آن را با عنوان روابط عمومی می شناسیم. از جمله وظایف بسیار مهمی که در هر سازمان به عهده واحد روابط عمومی است می توان به تصمیم سازی در خصوص سیاست های خبری، تبلیغی، انتشاراتی، آموزشی و مطالعاتی سازمان اشاره کرد.

روابط عمومی هر سازمان به نوعی پیشانی آن مجموعه بوده و در صورت اجرای درست برنامه های این واحد است که در بسیاری از اوغات، ارزیابی فعالیت های مجموعه ها به درستی شکل می گیرد. در بسیاری از سازمانها شاهد آن هستیم که به رغم فعالیت های مستمر مدیران و تلاش های بی دریغ کارمندان، همچنان در ذهن مشتریان یا ارباب رجوعان دیدگاه مثبتی در قبال فعالیت های صورت گرفته وجود ندارد.

در سازمان های بزرگ نیز که نیاز به اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با سایت ها، جراید و رسانه های گروهی وجود دارد نیز به دلیل عدم پیش برد صحیح برنامه های روابط عمومی شاهد بروز اخبار و اطلاعات ناصحیح و غیر موثق هستیم که نه تنها هیچ کمکی به مراجعین سازمانها ندارد، بلکه می تواند سبب پیدایش بسیاری از مشکلات شود که نمونه های آن را در ارائه ی اخبار ضد و نقیض اجرای قوانین دستگاههای کشوری می شنویم و تکذیبیه های متعاقبی که از سوی واحدهای روابط عمومی آن سازمانها اتفاق می افتد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

مخاطبین روابط عمومی ها چه کسانی هستند؟

مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی :

الف) مخاطبان درون سازمانی : در درون سازمان قرار دارند و به طور مستقیم با سازمان مرتبطند .

۱) بالاترین مقام سازمان ، مدیران و مشاوران سازمان .

روابط عمومی باید دیدگاه های موجود در محتوای رسانه ها ، افکارعمومی جامعه و درون سازمان نسبت به عملکرد سازمان و وضع روحی وعلاقه مندی کارکنان به اهداف سازمانی را به دلیل موثر بودن نظرآنها در تصمیم گیری ها و سیاست گذاری های سازمان، به آگاهی این گروه برساند .

۲) کارکنان سازمان و خانواده های آن ها

روابط عمومی باید اهداف و سیاست های سازمان را به منظور کسب تفاهم بیشترکارکنان و مشارکت مناسب آنها در برنامه ها از طرق مختلف نظیر: برگزاری نشست ها ومناسبت ها، انتشار نشریه داخلی و بروشور و اطلاع رسانی از طریق وب سایت سازمان به آگاهی کارکنان برساند .

۳) کارکنان روابط عمومی

مدیر روابط عمومی باید ضمن تشریح برنامه های سازمان وروابط عمومی، زمینه مشارکت مناسب تمامی کارکنان روابط عمومی در فعالیت ها را فراهم کند .

ب) گروه های بیرون سازمان : مستقیماَ با سازمان مرتبط نیستند و در زیر مجموعه مدیریت آن قرار ندارند .

۱) مردم

روابط عمومی باید به وسیله ابزارها و فنون ارتباطی از دیدگاه های موجود نسبت به سازمان آگاه و اهداف و برنامه های خود رانیز از طرق مختلف به ویژه رسانه های ارتباط جمعی به آگاهی مردم برساند .

۲) سازمان های همکار و مشابه

روابط عمومی باید از طریق بررسی محتوای رسانه ها ، حضور در گردهم آئی ها و نمایشگاه ها از اهداف ، برنامه ها ، خدمات و کالاهای جدید و نقاط قوت و ضعف سازمان های مرتبط و مشابه با سازمان خود مطلع و آنها را به آگاهی مدیران و کارکنان سازمان برساند.

۳) نخبگان ، استادان وپژوهشگران و متخصصان و گروه های مرتبط با فعالیت سازمان .

روابط عمومی باید ضمن بررسی آثار و گفته های این افراد که دارای نفوذ فراگیری بین افراد و گروه های مرتبط با فعالیت سازمان هستند ، دیدگاه های آنان را به درون سازمان منتقل کند تا بخش های مختلف از آن استفاده کرده و از کاستی های موجود بکاهند و فعالیت های جدیدی را آغاز کنند .

۴) رسانه های ارتباط جمعی

روابط عمومی باید با ارائه اخبار، اطلاعات ، تفسیر، تحلیل و گزارش های مختلف درزمینه اهداف، برنامه هاو فعالیت های خود به رسانه ها ، حضور فعال سازمان خود را در جامعه به طور مداوم و همیشگی نشان دهد تا جامعه نسبت به آن احساس آشنائی کند .

فعالیت های واحد روابط عمومی صرفا مربوط به افراد خارج از سازمان نیز نمی شود، بلکه بسیار از کارمندان و پرسنل هر مجموعه نیز جزو مخاطبین این واحد به شمار می آیند. موضوع تکریم پرسنل و پیاده سازی صحیح آرمان های سازمان و بهبود اخلاق سازمانی نیز جزو مهم ترین وظایف واحد روابط عمومی به حساب می آید. سازمانی که کارمندان چابک و بانشاط داشته باشد، سازمانی که پرسنل اخلاق مدار داشته باشد و سازمانی که توانسته اهداف بین پرسنل و مدیران را به یکدیگر پیوند زده باشد قطعا می تواند در رسیدن به آرمان ها و اهداف اهتمام بیشتر را داشته باشد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

با توجه به اهمیت فعالیت های این واحد به ذکر کاربردها و منافع سیستم ارسال پیام صوتی تل با ما می پردازیم.

سامانه پیامک صوتی تل با ما اولین سامانه پیام صوتی در ایران می باشد که با گستردگی زیر ساخت های مخابراتی توانایی برقراری تماس و ارسال صدای شما به صورت همزمان برای انبوهی از مخاطبین تلفن ثابت و همراه را فراهم کرده است . بصورتی که شما خیلی راحت با پنل پیام صوتی میتوانید تبلیغات و اطلاع رسانی های خود را بصورت یک پیغام صوتی به گوش مشتریکین خود برسانید.

پیام صوتی همان گونه که از نامش پیداست پیامی است صوتی و از پیش ضبط شده که افراد مختلف میتوانند آن را به تعداد نامحدودی شماره ارسال نمایند. همانگونه که می دانید صدا در مقابل متن تاثیرگذاری بسیار بیشتری دارد و شما میتوانید از این فرصت برای تبلیغات کالاها و خدمات خود استفاده کنید.

بخش مهمی از فعالیت واحد های روابط عمومی در خصوص اطلاع رسانی های مربوط به فعالیت های سازمان است. به عنوان مثال اگر قرار است که مدیران واحدی خاص در روز و ساعتی مشخص گرد هم آیند و در خصوص موضوع مهمی به بحث بنشینند، این وظیفه واحد روابط عمومی است تا در این خصوص به افراد خبر رسانی به موقع و درستی را انجام دهد تا در زمان مقرر جلسه ی مدیران شکل گیرد. از گذشته نیز مرسوم بوده که مدیران روابط عمومی از رسانه های مختلفی برای اطلاع رسانی این قبیل موضوعات استفاده می کرده اند. نامه، تلفن، فکس، پیامک، سایت و اخیرا شبکه های اجتماعی.

اما همانطور که می دانید هر یک از این رسانه ها نیز دارای مزایا یا محدودیت هایی بوده یا هستند. به عنوان مثال در نامه نگاری موضوع زمان بر بودن و غیر برخط بودن، در تماس تلفنی زمان بر بودن، در فکس بر خط نبودن و ایرادات سیستم های ارتباطی، در پیامک مشکل بلاکی ها و در شبکه های اجتماعی مشکل غیر رسمی بودن و نداشتن اطلاعات دقیق از دریافت اخبار از سمت مخاطبین جزو مواردی است که معمولا مدیران روابط عمومی آنها را به خوبی درک کرده اند.
قبلا امکان اینکه به تلفن های ثابت پیام صوتی ارسال کنیم وجود نداشت ولی حالا با پیام صوتی تلفن ثابت میتوانیم به تلفن های ثابت نیز پیام صوتی ارسال کنیم. پیام های صوتی به اینصورت است که فردی که میخواهد به صورت پیام صوتی تبلیغات کند صدایی را که شامل مفهوم تبلیغاتش است را ضبط میکند و ان را ارسال میکند. زمانی که پیام ارسال شده تلفن ثابت مخاطب زنگ میخورد و بعد از پاسخگویی صدای ضبط شده پخش میشود و مخاطب پیام شما را دریافت میکند.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

در مورد اطلاع رسانی های واحد روابط عمومی چند نکته بسیار حائز اهمیت است
همانطور که می دانید موضوع اطلاع رسانی اخبار نیز امر بسیار مهمی است که در صورتی که هر یک از مخاطبین پیام را به درستی دریافت نکرده باشند، احتمال بروز بسیاری از مشکلات و ناهماهنگی ها وجود دارد که این امر ناشی از عدم اجرای صحیح اطلاع رسانی سازمان است. ما در تل با ما برنامه های بسیار مهمی را برای هر یک از سازمان ها آماده کرده ایم که به بهترین شکل بتوانند کارهای خود را پیش ببرند.در ارسال پیام صوتی شما این امکان را خواهید داشت تا بتوانید با تهیه یک فایل صوتی از مطلبی که قرار است اطلاع رسانی شود نسبت به ارسال انبوه پیام در لحظه ای کوتاه اقدام کنید.

به عنوان مثال اگر قرار است که به مدیران واحد های مختلف گفته شود تا در ساعت خاصی برای برگزاری جلسه حضور داشته باشند از طریق ضبط صدای خود یا ارسال سفارش ضبط به تل با ما، برای تولید فایل صدا می توانید محتوای مد نظر خودتان را در لحظه ایجاد کنید. این قابلیت را نیز دارید تا در صورتی که کار پیش آمده بسیار سریع قرار است انجام شود و زمان زیادی برای سفارش ضبط یا انجام آن توسط خودتان ندارید بتوانید از طریق ابزار تبدیل متن به صدا نسبت به آماده سازی فایل صدا اقدام کنید. این کار زمان بسیار کمی از شما می گیرد.

برای نمونه کار های گویندگان تل با ما به لینک زیر مراجعه کنید :

نمونه و ضبط ویس منشی گویا با تخفیف ویژه

صدای شما تاثیر گذارتر از آن چیزیست که می پندارید

در یکی از شعب سرپرسی بانک های استان اقدام بسیار جالبی از طرف روابط عمومی سازمان و مدیر کل آنجا انجام می شد و این بود که برای هر نوع از اطلاع رسانی ها فایل صوتی با صدای مدیر بخش روابط عمومی تهیه می شد. از آنجایی که مدیران بخش های مختلف نیز با ایشان و تن صدایشان آشنایی داشتند، این اقدام به اثر بخشی هر چه بهتر پیام کمک می کرد.

در سازمان دیگری هم در رابطه با تبریکات اعیاد و مناسبت ها یا اخبار مربوط به پیشرفت ها و موفقیت های سازمان فایل صوتی با صدای مدیریت کل مجموعه تهیه و برای تمامی پرسنل و کارمندان ارسال انجام می شد. این اقدام به ظاهر ساده باعث ایجاد حس نزدیکی و صمیمیت بیشتری در کل مجموعه شده بود که نشان از تاثیرگزاری بسیار زیاد محتوای صوتی و زنده است.

روش‌های ارسال پیام صوتی (انبوه و تکی) :

* ارسال پیام صوتی به صورت تکی

* ارسال پیام صوتی به صورت گروهی

* ارسال پیام صوتی به صورت زماندار (در آینده)

* ارسال پیام صوتی از طریق وب سرویس (برای تایید شماره ثابت)

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

گام نهایی درباره ارسال پیام صوتی

برگردیم به موضوع ارسال پیام، برای پیگیری بقیه موارد نیز کار خیلی ساده است چون زمانی که فایل صوتی شما آماده شد به سرعت می توانید نسبت به ارسال از طریق سامانه ارسال پیام صوتی اقدام کنید.

در اولین مرحله ما توانستیم فایل صوتی موثر و جذابی را آماده کنیم که تاثیر گزاری بالایی را برای مخاطبین ما به همراه داشته باشد. اقدام بعدی جهت انجام پروسه اطلاع رسانی ارسال فایل صوتی ضبط شده است.

سامانه ارسال پیام صوتی به شما این امکان را می دهد تا اگر قبلا لیستی از مخاطبین را دفتر چه تلفن پیشرفته نرم افزار ذخیره کرده اید به عنوان گیرنده ی پیام انتخاب کنید و اگر هم اطلاعاتی از قبل وجود نداشته در همان زمان از طریق فایل متنی یا اکسل تمامی شماره ها را ظرف چند ثانیه به سیستم وارد کنید و با کلیک کردن بر روی گزینه ی ارسال پیامتان را به گوش مخاطبین برسانید.

همانطور که ملاحظه کردید کار بسیار ساده و در عین حال سریع انجام شد. اما هنوز تمام نشده، احتمالا برایتان مهم است تا بدانید ارسال ها به چه صورتی انجام می شوند؟ خب تل با ما در هر لحظه حداقل 120 تماس تلفنی را برای شما بر قرار می کند و این یعنی اگر ارسال های شما 1000 مورد هم باشد نهایتا ظرف چند ثانیه تمامی مخاطبین شما آن را دریافت خواهند کرد.همراه با اتاق اصناف
مدیر وقت روابط عمومی اتاق اصناف یکی از استان ها عنوان می کرد که با داشتن نزدیک به 100 اتحادیه زیر مجموعه و اینکه هر یک از زیر مجموعه ها نیز دارای میانگین 5 عضو هستند، در بسیار از اوغات شرایطی پیش می آید که بر اساس ابلاغیه ها و یا دستورات وزارت خانه نیاز است تا در سریعترین زمان نسبت به اطلاع رسانی برگزاری جلسات اقدام کنند. در دسترس ترین و در عین حال سریع ترین روش نیز ارسال پیام صوتی از طریق سامانه ارسال پیام صوتی بود.

سرعت انجام اطلاع رسانی از طریق تل با ما می تواند به شما کمک کند تا در لحظه بتوانید اطلاع رسانی های مهم مربوط به کارتان را به گوش رسانه ها و افراد مختلف برسانید. به عنوان مثال اطلاع رسانی صحیح و سریعی که از جانب روابط عمومی سازمان گاز در خصوص قطع ناگهانی انشعابات یکی از خیابان ها به دلیل گود برداری غیر اصولی یک پروژه ای عمرانی انجام می شود کمک زیادی به آگاهی مردم از وضع به وجود آمده و همراهی آنها خواهد داشت. همچنین دیگر شاهد به وجود آمدن اخبار ضد و نقیض از سوی رسانه ها و همینطور نگرانی و عدم آگاهی مردم از وضع به وجود امده نیستیم.

از آنجایی که حتما برایتان مهم است تا مخاطبین به فایل های صوتی گوش کنند می توانید از سیستم بخواهید تا در صورت عدم پاسخگویی تماس از سمت مخاطب، تل با ما برای بار دوم یا حتی سوم نیز با ایشان تماس بگیرد. این قابلیت فقط در رسانه ای مثل سامانه ارسال پیام صوتی برای شما وجود دارد که تا این اندازه بتوانید به نحوه عملکرد دستگاه اطمینان داشته باشید که به بهترین شکل پیگیری های مربوط به اطلاع رسانی های کار شما را انجام دهد.
با ارسال پیام صوتی گزارش گیری دقیق داشته باشید
خب در آخرین مرحله که اتفاقا مهم ترین آنها نیز هست، موضوع گزارش گیری از فرآیند اطلاع رسانی است. برای تمامی سازمان ها و ارگان ها و بخش های روابط عمومی این موضوع بسیار حائز اهمیت است تا دقیقا رصد کنند که چند نفر و به چه میزان از روند اطلاع رسانی موضوعات مختلف آگاه شده اند. در سامانه ارسال پیام صوتی می توانید به صورت دقیق مشاهده کنید که چند نفر پیام شما را دریافت کرده اند و هر کدام نیز چند ثانیه از پیام شما را شنیده اند. به جرات می توان گفت در هیچ رسانه ای تا این اندازه مستند سازی قوی برای گرفتن بازخورد از روند اطلاع رسانی وجود ندارد.

یکی از همکاران شاغل در مجمع عمومی بیمه عنوان می کرد که بعضی از اعضا هر بار به بهانه ی عدم اطلاع رسانی به موقع یا درست یا حتی عدم دریافت پیامک متنی دعوت به جلسه نتوانسته اند در جلسه حضور داشته باشند. ایشان عنوان داشتند که بعد از این اتفاقات و آشنایی با سیستم تل با ما اقدام به ارسال پیام هم برای تلفن ثابت و هم همراه آنها کرده اند و راهی جز شنیدن پیام و حضور در جلسات برای این دوستان پر مشغله باقی نمانده است.

گاهی از اوغات نیز قرار نیست همه ی افرادی که برایشان اطلاع رسانی صورت می گیرد در جلسه یا رویدادی شما را همراهی کنند، در این حالت می توانید با ارسال پیام صوتی برای مخاطبین، در آخر فایل صوتی از آنها بخواهید تا مثلا در صورت تمایل به شرکت در جلسه عدد یک را شماره گیری کنند و یا در صورت عدم تمایل دو را وارد نمایند. پس تل با ما می تواند یک رسانه ی دو طرفه برای شما به حساب بیاید که امکان نظر سنجی و ارتباطات دو سویه را می دهد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

تعرفه ها و هزینه های ارسال پیامک صوتی چگونه است؟

تعرفه ارسال پیام صوتی برای هر ثانیه بین ۱٫۶ تومان تا ۲٫۱ تومان بوده و سیستم سامانه پیام کوتاه تل با ما در صورتی که شماره موبایل یا ثابت مشغول باشد تا ۳ مرتبه و با فاصله زمانی با مخاطب تماس میگیرد و هزینه پیام صوتی که به دست مخاطب نرسد به صورت کامل عودت داده می‌شود ارسال پیام صوتی به شماره‌ موبایل‌های غیر از همراه اول، با ضریب ۱٫۳ اعمال می‌گردد.

برای ارباب رجوع برنامه متفاوتی داشته باشید

فقط درصدی از اطلاع رسانی های سازمان ها مربوط به کارکنان و پرسنل می شود. بخش بسیار بزرگی از ارتباطات با افراد بیرون از سازمان ها انجام می شود. بسیار از مراجعین نسبت به قرار نگرفتن از وضعیت پیگیری درخواست های خود در آن مجموعه گله مند هستند. آن ها می خواهند بدانند که پرونده ی کاریشان در چه مرحله ای قرار دارد و باید چه کارهایی را در جهت تسریع اوضاع انجام دهند. در این دست مسائل احتمالا پیگیری ها یا باید از سمت خود فرد انجام شود و یا از طریق سامانه های پیامک متنی اقداماتی صورت می گیرد.

کاربردهای سامانه ارسال پیام صوتی

تل با ما می تواند در هر مرحله از فرآیندهای کاری شما، تمامی اطلاع رسانی های مربوطه را انجام دهد و مراجعین را در جریان جزئیات کار و پرونده بگذارد. همچنین دیگر مشکل پیام های متنی را نیز به همراه ندارد. یعنی بدون داشتن هیچ نوع بلاکی و مشکلاتی از این قبیل اقدام به ارسال پیام برای شما می کند و می تواند رضایت مندی هر چه بیشتر و بهتر را برای مجموعه شما به همراه بیاورد.

تل با ما برای مراجعین شما نیز بعد از ارسال هر یک از پیام ها می تواند اقدام به نظر سنجی مربوط به خدمات ارائه شده کند تا ببیند آیا افراد از کیفیت خدمات و اقدامات انجام شده رضایت داشته اند یا خیر. رضایت سنجی بعد از هر مرحله از خدمات ارائه شده هم می تواند موجب خشنودی مخاطب شما گردد و هم اینکه پرسنل مجموعه این موضوع را مد نظر قرار می دهند که حتما کیفیت سرویس دهی و پاسخگویی بالایی را برای افراد به اجرا در بیاورند.

در آخر باید گفت که روابط عمومی و رسانه دو عضو جدا ناشدنی هستند و کاملا به یکدیگر وابستگی دارند و ما در تل با ما سعی داریم تا به بهترین شکل ممکن وظیفه خطیر اطلاع رسانی و آگاه سازی مخاطبین را انجام دهیم. مطالب گفته شده نیز بخشی از خدمات تل با ما را شامل میشود. در صورت تمایل به دریافت اطلاعات بیشتر می تواند در سایت ثبت نام کنید و یا مشاورین ما تماس بگیرید.

ارسال پیام صوتی به تلفن ثابت های یک شهر خاص

برای ارسال پیام صوتی به یک شهر خاص می توانید از ارسال پیوسته موجود در ارسال گروهی استفاده نمایید و رنج شماره ارسالی را مشخص کنید.در حالت دوم میتوانید شماره ها را در دفترچه تلفن پنل خود ذخیره نمایید و یا حتی مستقیما شماره ها را در قسمت ارسال گروهی وارد نمایید.

در این روش پیام صوتی شما در کمترین زمان ممکن و به صورت اینترنتی به خطوط ثابت ( منازل) شهر مورد نظر شما ارسال می شود. یکی از مزیت های مهم استفاده از پنل این است که شما می توانید به تعداد زیادی از شماره های مد نظر خود پیام های صوتی ارسال نمایید. این نکته را مد نظر داشته باشید که شما می توانید با صدا اعجاز کنید. یعنی توان جذب و گیرایی مخاطب توسط تبلیغاتی که به وسیله صوت می شوند بیشتر می باشد. زیرا این صوت است که توسط افراد شنیده شده و در ذهن آنها جای میگیرد.

نحوه ارسال پیامک صوتی مخابرات

برای ارسال پیام صوتی شما با خرید پنل از سایت تل با ما قادر هستید تا پیام صوتی ارسال کنید، برای ضبط صدا به نرم افزار خاصی نیاز نمی‌باشد و شما با

موبایلتان صدا ضبط نموده و پیام صوتی ارسال نمایید . اگر تمایلی به ضبط صدا ندارید می توانید از خدمات ضبط صدا برای ارسال پیام صوتی شرکت تل با ما استفاده نمایید ما در استدیو حرفه‌ای و با کیفیت بالا ضبط صدا را برای شما انجام می‌دهیم .

برای اطلاعات بیشتر در رابطه با پنل پیام صوتی به لینک زیر مراجعه کنید .

پنل ارسال پیام صوتی انبوه