نکات مهم برای نصب تلفن گویا

 

نکات مهم برای نصب تلفن گویانکات مهم برای نصب تلفن گویا

امروزه یکی از راه ها برای رشد مشاغل و نصب تلفن گویا میباشد. در این صورت کارکنان شما دیگر وقت خود را برای هدایت مشتریان صرف نخواهند کرد. و برای تماس های مهم تر وقت گذاشته میشود. همچنین هزینه های شما به میزان بالایی کاهش خواهد یافت. زمانی که نیازمند راه اندازی منشی تلفنی گویا یا ivr برای کسب و کار خود شدید. باید به نکاتی توجه داشته باشید که در ادامه به آن میپردازیم.

10 نکته مهم جهت راه اندازی منشی تلفنی گویا :

در صورتی که این نکات را رعایت کنید میتوانید تلفن گویا موفق را راه اندازی کنید.

1. پیام خوش امد گویی مناسب :

شما میتوانید در عرض چند ثانیه تاثیر مثبتی در ذهن ممشتری خود ایجاد نمایید. بنابر این از این بخش غافل نشوید و یک پیام خوش آمدگویی مناسب ایجاد کنید. پیغامی با واژه های که تصویری از شرکت شما را یادآور میشود داشته باشید. پیام خود را به صورت دوستانه ترجیحا با صدای خود ضبط کنید.

2. در این بخش از انواع صدا ها استفاده نکنید:

در صورت استفاده از صدای یک شخص شما میتوانید برای منوهای تلفن گویا ثبات فکری تماس گیرندگان را تضمین کنید.

شنیدن صدا های مختلف در این بخش باعث گیج شدن مشتریان میشود. انتخاب صدا میتواند خیلی مهم باشد. اما هرگز از صدای رباتیک یا کامپیوتری استفاده نکنید. این صداها چندان جالب نیست و میتواند باعث قطع کردن تماس شود.

3. موسیقی مناسب جهت انتظار در صف :

بیشتر ارتباطات افراد با شرکت ها از طریق تلفن میباشد. بنابراین انتخاب موسیقی مناسب که در زمان انتظار برای متصل شدن به داخلی ها برای مشتریان پخش میگردد مهم است. همچنین در زمان پخش موسیقی میتوانید از مشتریان خود بخواهید ا در رسانه های اجتماعی با شما همراه باشند.

4. تعداد گزینه های منو مهم است

تعداد گزینه ها در منشی گویا بسیار مهم میباشد. مشتری به دنبال پاسخ سریع میباشد. منوی شما باید دارای اطلاعات اساسی باشد که احتمالا مشتریان شما به دنبال آن هستند. منوهای شما زمان مناسبی برای اطلاعات بیش از حد در مورد فعالیت های شرکت شما نمیباشند. اگر شما قصد ارائه اطلاعات بیشتر در مورد فعالیت های مجموعه خود هستید. بهتر است این موارد را در موسیقی پس زمینه برای مشتریان قرار دهید. در این صورت احساس مزاحمت کمتر خواهند داشت.

منو های شما باید دارای گزینه های واضح باشد. که مشتریان به راحتی بتوانند انتخاب کنند. توصیه مشود تا 5 منو داشه باشید. بیشتر از این تعداد منو برای تعریف داخلی ها میتواند باعث احساس گیج شدن مشتری شود.

5. بعد از راه اندازی تلفن گویا ابتدا خود آن را تست کنید

بعد از هرکاری بهتر است ابتدا خود آن را تست کنید. هدف از این آزمایش و تست ارزیابی گزینه منو میباشد. شما میتوانید ابتدا تمام درخواست های تکراری از طریق تلفن و ایمیل را فهرست کنید. اگر شما متوجه این موضوع باشید که مشتریان شما به چه دلیل با شما تماس برقرار میکنند میتوانید به راحتی بر اساس سوالات مشتریان تلفن گویا خود را شکل دهید.

6. تلفن گویا را با دقت کنترل کنید

شما باید طی چندین مرتبه تست کنید که آیا تلفن گویا شما به درستی کار میکند. و با توجه به مواردی که گفته شد با توجه به اتفاقات و پیشنهادات بروزرسانی کنید.

همچنین میتوانید در انتها تماس ها نیز نظرسنجی قرار دهید. که این موضوع میتواند باعث رضایت بیشتر مشتریان و تماس گیرندگان شود.

7. قرار دادن گزینه بازگشت به منو قبلی

دربعضی مواقع مشتریان در منویی که انتخاب میکنند نمیتوانند پاسخ خود را دریافت کنند. و ممکن است تماس خود را خاتمه دهند. اما در بعضی مواقع تماس گیرنده در زمانی که مطمئن نمیباشد که منو درستی را انتخاب کرده است به منو قبلی برمیگردد. شما باید این موضوع را در نظر داشته باشید و سعی کنید به تماس گیرنده این امکان را بدهید که خطاهای ورودی خود را تصحیح کند. شما با مشخص کردن کلیدی برای بازگشت به منو قبلی میتوانید این کار را انجام دهید.

8. میتوانید تعداد افراد منتظر در صف را اعلام کنید

یکی از عملکرد های دیگر تلفن گویا صرف جویی در زمان میباشد. با نصب تلفن گویا شما میتوانید به تماس گیرندگان خود موقعیت دقیقشان را اطلاع دهید. این آگاه شدن حس مثبتی را برای تماس گیرندگان ایجاد میکند.

9. ارتباط با اپراتور

برخی افراد میکوشند تا با اپراتور ارتباط برقرار کنند. شما باید گزینه ای را برای کمک به مشتری در ساختار منشی گویا قرار دهید. که تماس گیرنده ای که قصد دارد با شخص واقعی صحبت کند این امکان را داشته باشد.

10. پایان خوش

در پایان تماس سعی کنید احساس خوب را به مشتریان خود بدهید. بعد از اتمام مکالمه تاکید کنید که درخواست شما ثبت شد. از تماس گیرندگان تشکر کنید. و از مشتریان خود بخواهید تا سوالات و درخواست های خود را با تماس با شما در میان بگذارند. با قرار دادن نظرسنجی رضایتمندی مشتریان را در جهت بهبود خدماتتان داشته باشید.

خلاصه بندی

قبل از این فقط کسب و کارهای بزرگ یا شرکت ها از تلفن گویا استفاده میکردند. اما امروزه با راه اندازی مرکز تلفن ابری و ایجاد تلفن گویا تمامی شرکت ها و استارت آپ ها میتوانند طی چند دقیقه تلفن گویا راه اندازی کنند. و شما میتوانید برای مجموعه خود برای پیشرفت کسب و کار خود تلفن گویا راه اندازی کنید.