،ضرورت ضبط مکالمات تلفنی در سازمان ها

در این مقاله قصد داریم در رابطه با ضبط مکالمه در تلفن های سازمان ها توضیح دهیم در ادامه با ما همراه باشید .

ضرورت ضبط مکالمات تلفنی در سازمان ها

ضبط مکالمات در سازمان ها و ادارات یک نیاز مهم میباشد بخصوص اگر شما از مرکز تماس استفاده میکنید به راحتی میتوانید از ضبط مکالمه استفاده کنید تا در هر صورت اگر نیاز به گوش کردن به مکالمات ضبط شده داشتید آن ها را گوش کنید . امروزه با توجه به اوضاع فعلی کشور و بیماری کرونا بیشتر کسب و کار ها به صورت دورکاری ادامه فعالیت خود را دارند و مدیران با داشتن مرکز تماس قادر هستند تا از تماس های نیروهای خود خبردار شوند از تماس های آنان و همچنین صدای ضبط  شده آنها تا به هر دلیلی اگر نیاز شد به آنها مراجعه کنند.

تفاوت ضبط مکالمه سیستم قدیم و جدید :

تا همین چند سال اخیر برای ضبط مکالمات در سازمان ها و ادارات باید حتما دستگاه هایی خریداری میشد که بتواند تماس های سیستم های قدیمی آنالوگ را ضبط کند اما امروزه با ظهور فناوری ویپ که انتقال تماس ها در بستر اینترنت میباشد و استفاده از مرکز تماس دیگر نیازی به دستگاه های خاص برای ضبط مکالمه وجود ندارد و این امکان بر روی مرکز تماس ها وجود دارد

دلایل ضبط مکالمات در سیستم تلفن های سازمان ها و ادارات:

• سنجش میزان عملکرد کارکنان :

شما برای اینکه بتوانید از عملکرد کارکنان خود اطلاع پیدا کنید میتوانید مکالمات آنها را ضبط کنید و عملکرد کارکنان خود را نظارت کنید و حتی میتوانید ملاحظه کنید که اگر عملکرد پایینی دارند به آن ها در این رابطه هشدار داده تا عملکرد خود را بهتر نمایند .

• پایین آوردن میزان هزینه تماس ها :

شما با ضبط مکالمات قادر خواهید بود تا در هر زمان در صورت فراموشی اطلاعات مشتری ویس آنها را گوش کرده بدون آنکه دوباره با مشتری تماس بگیریم و این مورد  با توجه به گذشت زمان در صورتی که بخواهید تماس بگیرید هزینه زیادی را برای شما خواهد داشت در صورتی که اگر مکالمات ضبط شده را گوش کنید دیگر این هزینه مضاف را پرداخت نخواهید کرد. این هزینه برای کسب و کار های استارت آپ ها هزینه بسیار زیادی به نظر آید .

• فراموش نشدن اطلاعات مشتری ها :

شما با ضبط مکالمه دیگر نگران این موضوع نخواهید بود که اطلاعات مشتری را فراموش کرده اید. ممکن است کارکنان شما چندین تماس را در روز داشته باشند و یکی دو مورد از تماس های خود را فراموش کنند. در صورتی که با مراجعه کردن به ضبط مکالمات شما میتوانید از آنها و همچنین اطلاعاتی که مشتری شما به شما داده است، اطلاع پیدا کنید و نگرانی شما برطرف خواهد شد.

• پایان ساعات اداری و نبود پاسخگو برای تماس ها :

ممکن است ساعات اداری شرکت شما به اتمام برسد و مشتری شما در ساعات غیراداری با مجموعه شما تمس گرفته باشد شما با قرار دادن سیستم ضبط مکالمه و همچنین قرار دادن یک ویس منشی گویا میتوانید از مشتری خود بخواهید به صورت ویس پیغام خود را برای شما قرار داده و شما با مراجعه کردن در صندوق صوتی پیام مشتری را دریافت کنید و با آنها تماس حاصل فرمایی

• کیفیت مکالمات شما و مشتریان بالاتر میرود:

در این حالت با ضبط کردن مکالمات باعث جلوگیری از هر خلافی از سوی مشتری یا کارکنان می شوید .

• شنود آنلاین تمامی مکالمات:

شما با داشتن مرکز تماس ابری میتوانید به صورت آنلاین در تمام لحظات مکالمات کارکنان خود با مشتریان را شنود کنید و حتی میتوانید در صورت نیاز منظور خود را به کارکنان خود بفهمانید بدون آنکه مشتری شما متوجه شود .

• اطلاع داشتن از تمام تماس ها:

شما با داشتن قابلیت ضبط مکالمه قادر خواهید بود، تا اطلاعات کامل از تماس داشته باشید و باعث گمراهی شما نشود.

• استفاده از بهترین تماس ضبط شده و آموزش به کارکنان دیگر:

شما در این حال میتوانید از یکی از کارکنان قدیمی که اطلاعات کافی دارد یا همچنین از ضبط مکالماتی که خودتان آماده کرده اید استفاده کنید و با پخش فایل صوتی ضبط شده برای باقی کارکنان به آنها آموزش دهید که در تماس با مشتریان خود چگونه صحبت کنند و باعث پیشرفت کارکنان و و افزایش سود شرکت شود .

• صندوق صوتی و بازگشت تماس های ضبط شده :

شما با ضبط مکالمه در سازمان ها و ادارات میتوانید از برخورد با مشتری با خبر شوید و شما با داشتن صندوق صوتی و ضبط مکالمه میتوانید مشکل را پیدا کنید که مشکل از مشتری شما بوده است یا مشکل از کارکنان شما میباشد .

مزیت های استفاده از سیستم ضبط مکالمه و ضرورت ضبط مکالمات تلفنی:

1. اولین مورد که در بالا نیز به آن اشاره شد شما میتوانید عملکرد کارکنان خود را شناسایی کنید
2. ارزیابی راندمان فروش
3. ارائه خدمات دهی به صورت مطلوب با رضایت مشتری
4. از دست ندادن مشتریان با اتمام ساعات اداری
5. باعث ایجاد مکالماتی آگاهانه و حرفه ای می شود:
6. پاسخگویی با کیفیت و مناسب از جانب کارمندان

برای قرار دادن ضبط مکالمه به سه صورت میتوانید این کار را انجام دهید :

1. استفاده از خدمات ویپ که تمامی شرکت ها مثل تل با ما، جوان تل و … آن را ارائه میدهند.
2. استفاده از یک نرم افزار که برای ضبط مکالمه که شما میتوانید بر روی لب تاب خود نصب نمایید و مکالمات خود را ضبط کنید.
3. استفاده از دستگاه های مخصوص که برای ضبط مکالمات استفاده میشود و تمامی اطلاعات ویپ را ذخیره میکنند.

نتیجه گیری :

شما با قرار دادن سیستم ضبط مکالمه و همچنین هشیاری کارکنان و مشتریان میتوانید عملکرد کارکنان خود را با توجه به اینکه تماس های آنان ضبط میشود بالا ببرید و همچنین مشتریان شما دیگر نمیتوانند بهانه بیاورند که مشکل از کارکنان شما میباشد و آنها را کم کار بدانند شما با داشتن سیستم ضبط مکالمه هیچ تماسی را از دست نخواهید داد و این موضوع باعث پیشرفت و بالا بردن سود حاصل میشود.

مقالات مرتبط :

شرایط راه اندازی مرکز تلفن ابری و نیاز مندی ها و امکانات آن