پیام خوش آمدگویی تلفنی مناسب چه خصوصیاتی دارد
پیام خوش آمدگویی تلفنی مناسب IVR چه خصوصیاتی دارد
در این مقاله قصد داریم در رابطه با خصوصیات پیغام خوش آمدگویی تلفنی توضیاتی را شرح دهیم در ادامه با ما همراه باشید.
پیام خوش آمدگویی تلفنی مناسب چه خصوصیاتی دارد
احتمالا برای شما پیش آمده است که زمانی که با شماره تلفن مجموعه و سازمانی تماس گرفته اید یک پیغام خوش آمد گویی برای شما به صورت خودکار پخش شده است. که شما را برای تماس با بخش های مختلف سازمان راهنمایی میکند.
شما در صورتی که از این سرویس استفاده کنید حتی اگر تجارت کوچکی داشته باشید به صورت حرفه ای به نظر خواهید رسید. که این موضوع میتواند برا میزان فروش شما تاثیرگزار باشد. همچنین باع رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد.
در ادامه به شما توضیح خواهیم داد که چگونه پیغام مناسبی را برای تلفن مجموعه خود تنظیم نمایید.
پیام خوش آمدگویی تلفنی
در بسیاری از موارد امکان پاسخ سریع به همه تماس ها وجود ندارد. و یا ممکن است ساعت اداری به اتمام رسیده باشد که اپراتورهای شما در دسترس نباشند. در این صورت داشتن پیغام خوش آمد گویی میتواند بسیار کمک کننده باشد.
تنظیم پیغام درست خوش آمدگویی تلفنی میتواند به تجارت شما کمک کند و همچنین تنظیم نکرد پیغام خوش آمد گویی یا پیغام نامناسب میتواند باعث از دست رفتن مشتریان شما شود.
روش درست برای تنظیم کردن پیام خوش آمد گویی تلفنی :
امروزه مشاغل کوچک از شماره تلفن های ثابت یا از تلفن های همراه خود برای مدیریت تماس ها استفاده میکنند. اما بهترین روش برای مدیریت کردن تماس های تجاری استفاده از تلفن گویا میباشد.
در صورت استفاده از تلفن گویا شما دارای مزایای بیشتری نسبت به تلفن های همراه خواهید بود. که در ادامه به آنها میپردازیم :
مزایای استفاده از تلفن گویا :
1. شما میتوانید با تنظیم ساعات اداری و ضبط ویس هایی بر اساس زمان پخش کنید .
2. تعداد زیادی از اپراتورهای شما میتوانند از موقعیت های مختلف با شماره تلفن شما تماس برقرار کنند.
3. بدون تماس با اپراتور یا خرید تجهیزات جدید می توانید به راحتی به کارمندان جدید دسترسی پیدا کنید.
4. با تنظیم سرویس دهنده خودکاربرنامه های افزودنی را برای مسیریابی تماس ها اضافه کنید، به کاربران اجازه دهید پیام صوتی بگذارند و موارد دیگر.
نکات مهم برای تنظیم متن خوش آمد گویی مشتریان :
- مطمئن شوید که ضبط پست صوتی شما دوستانه و شخصی به نظر می رسد.
- باید متن خود را جوری بیان کنید که شنونده احساس نکند از روی یک فیلمنامه می خوانید.
- اگر امکان دارید از یک گوینده بخواهید برای شما پیغام ضبط کند.
- پیغام صوتی شما اطلاعات مهمی را در اختیار شما قرار دهد
نمونه پیغام صوتی برای پایان ساعات اداری :
پیغام پایان ساعات اداری همانطور که از اسم آن مشخص میباشد بعد از اتمام ساعت اداری مجموعه پخش خواهد شد.
نمونه 1 :
سلام، شما با مجموعه تل با ما تماس گرفته اید. همکاران مجموعه همه روزه از ساعت 8 صبح تا ساعت 18 عصر آماده پاسخگویی به شما هستند. همچنین میتوانید از چت آنلاین برای ارسال پیام برای ما استفاده کنید. و در صورتی که می خواهید ما با شما تماس بگیریم، لطفا نام و شماره خود را همراه با یک پیام کوتاه بگذارید، و تیم ما در اسرع وقت به شما پاسخ می دهد
نمونه 2 :
با سلام شما با شرکت …. تماس گرفته اید. در حال حاضر قادر به پاسخگویی به تماس با شما نیستیم. ساعت اداری مجموعه از شنبه تا چهارشنبه میباشد. در ایام آخر هفته فروشگاه ما باز است. همچنین می توانید از طریق چت زنده در وب سایت ما در ساعت در روز و ۷ روز هفته با ما تماس بگیرید. اگر شما پیغام فوری ندارید لطفا بعد از بوق، نام و شماره خود را بگذارید تا ما با شما تماس بگیریم.
نمونه صداهایی برای خوش آمدگویی در ایام تعطیلات :
نمونه 1 :
عید شما مبارک. مجموعه … تا تاریخ … تعطیل میباشد. اگر شما مشتری فعلی هستید میتوانید با ثبت تیکت درخواست خود را مطرح کنید. در این صورت همکاران ما زی 24 ساعت با شما تماس خواهند گرفت و یا پاسخ شما را خواهند داد. همچنین میتوانید به وسیله چت آنلاین درخواست خود را مطرح کنید.
نمونه 2 :
سلام و عرض ادب شما با مجموعه … تماس گرفته اید. شرکت ما به مناست تعطیلات …. تا تاریخ … تعطیل میباشد. در صورت نیاز به پاسخ سریع میتوانید برای ما ایمیل ارسال کنید تا همکاران طی 24 ساعت آینده با شما تماس بگیرند. همچنین می توانید برای ما پیام بگذارید و ما بعد از تعطیلات (سال نو / تعطیلات مبارک) به شما پاسخ خواهیم داد.
نمونه پیام های صوتی برای خوش آمد گویی در ایام شلوغ :
ممکن است به دلیل حجم بالای تماس ها و یا حضور نداشتن در سازمان به راحتی نتوانید تماس های خود را پاسخ دهید.
نمونه 1 :
سلام، شما با مجموعه … تماس گرفته اید. در حال حاضر قادر به برقراری تماس شما نیستیم لطفا شماره تماس و نام خود را برای ما قرار دهید تا با شما تماس بگیریم.
نمونه 2 :
سلام، ما در حال حاضر دورکار هستیم. اگر پیغام شما فوری است، می توانید از طریق آدرس ایمیل …. برای ما ایمیل بزنید. در غیر این صورت لطفا بعد از بوق نام و شماره خود را بگذارید و ما با شما تماس خواهیم گرفت.
برای ضبط صدا تلفن گویا با گویندگان با ما در تماس باشید